Privacy Statement
VOMAX BV richt zich met name op het verlenen van ict- en risicomanagementdiensten op het gebied van garantie.
Privacy is belangrijk in de relatie tussen u als klant en VOMAX. Wij willen graag transparant zijn over de manier waarop met de persoonsgegevens wordt omgegaan en de privacy wordt gewaarborgd. Wij gaan zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van alle klanten en andere betrokkenen.
Wetgeving en definities in de AVG (Artikel 4, AVG):
Betrokkene:
de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker:
de persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een ander(e) persoon of organisatie.
Persoonsgegevens:
alle gegevens die gaan over personen en waaraan je een persoon als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:
met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
​
Verwerkingsverantwoordelijke:
een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking:
een verwerking is alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, zoals:
- vastleggen
- bewaren
- verzamelen
- bij elkaar voegen
- verstrekken aan een ander
- vernietigen.
Reikwijdte
Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door VOMAX BV.
Verwerkingsverantwoordelijke
VOMAX is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle verwerkingen die door of namens VOMAX worden uitgevoerd.
Doeleinden (Artikel 5, AVG) en Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)
VOMAX verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- het afsluiten en beheren van een contract;
- het onderhouden van het contract;
- het afhandelen van claims;
- uitvoering van een wettelijke verplichting;
- het bestrijden van fraude;
- om onze producten en diensten te verbeteren en beter aan te laten sluiten op de behoeften van onze klanten.
VOMAX BV verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor bovengenoemde doeleinden.
VOMAX kan de gegevens aan derden ter beschikking stellen die zijn betrokken bij het verwerken en uitvoeren van de genoemde doelstellingen. In dat geval heeft VOMAX verwerkersovereenkomsten gesloten. Daarnaast kan VOMAX voor zover dit toegestaan is op basis van de toepasselijke Europese of nationale regelgeving, de persoonsgegevens uitwisselen met aan haar gelieerde ondernemingen, en andere organisaties, die ook buiten de EER (Europese Economische Ruimte) gevestigd kunnen zijn, en voor andere doeleinden zoals genoemd in dit Privacy Statement.
Informatieplicht (Artikel 13, 14, AVG)
VOMAX informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan VOMAX geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop VOMAX met persoonsgegevens om zal gaan.
Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:
- Inzagerecht
- Recht op rectificatie
- Recht op vergetelheid
- Recht op beperking van de verwerking
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens
- Recht op bezwaar
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden onder bijsluiting van een kopie van een geldig legitimatiebewijs. VOMAX heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal VOMAX laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij VOMAX, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan VOMAX aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
Profilering (Artikel 22, AVG)
Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn; financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.
VOMAX maakt geen gebruik van profilering.
Plichten van VOMAX
Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)
VOMAX is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan VOMAX de verwerkingsverantwoordelijke is. Het register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt.
Beveiliging van de verwerkingen (artikel 32, AVG)
VOMAX gaat uiterst zorgvuldig met de persoonsgegevens om en draagt, tezamen met eventuele verwerkers, zorg voor een passende organisatorische en technische beveiliging van haar bestanden waarin de persoonsgegevens worden opgeslagen. Op deze wijze stellen wij zeker dat deze gegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Datalekken (Artikel 33,34, AVG)
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt VOMAX dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt VOMAX dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. VOMAX voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
Bewaartermijnen
Ten aanzien van het bewaren van persoonsgegevens hanteert VOMAX de wettelijk vastgestelde termijnen.
Externe links
De website van VOMAX kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacy beleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacy verklaringen op deze websites.
Cookies
Om onze dienstverlening te optimaliseren en te analyseren maken wij enkel gebruik van analytische en functionele cookies. Lees ook onze nadere toelichting over het gebruik van cookies.
Wijziging van het privacy statement
Indien VOMAX een wijziging aanbrengt in dit privacystatement zullen wij dit aan onze klanten kenbaar maken.
Vragen, opmerkingen of klachten
Wij verzoeken u contact met ons op te nemen indien u:
- vragen heeft die niet beantwoord worden in dit privacy statement
- suggesties of opmerkingen heeft over de inhoud daarvan
- gebruik wilt maken van uw rechten
- een klacht heeft ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens
Stuur uw vraag, opmerking of klacht naar:
VOMAX
Lübeckweg 2, 9723 HE GRONINGEN